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Bonnes pratiques

Les bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser votre solution de Cloud Content Management

  • Jeremy Grinbaum
    Vice-président France et Europe du Sud, Box

Le cloud n’est pas seulement une technologie. Son émergence et sa démocratisation nous forcent à changer notre façon d’appréhender, gérer et consommer la technologie, Résultat : le contenu se retrouve en première ligne de cette nouvelle approche. Pour une entreprise, la gestion du contenu et des données est l’une des problématiques les plus importantes. Une gestion synonyme de succès ou d’échec selon la manière dont elle est abordée. La mutation rapide des paysages commerciaux peut être critique pour les entreprises qui ne sont pas à jour dans leur façon de gérer le contenu. L’adoption d’une solution de gestion de contenu dans le cloud (CCM pour Cloud Content Management) est l’une des étapes clés sur la voie de l’efficacité, la seconde étant l’utilisation d’une méthode appropriée pour son utilisation.

Les bonnes pratiques

Les outils de CCM sont formidables car ils permettent la création de processus Adhoc et automatisés, une tâche complexe qui demande plus de travail de back-office. Les entreprises ont besoin d’un équilibre parfait entre ces processus personnalisés et la méthode appropriée pour gérer le contenu. Voici quelques clés pour arriver à trouver cet équilibre parfois précaire :

  • De nouveaux processus pour de nouveaux workflows – Optimiser l’utilisation d’un outil de CCM commence par la création de processus adaptés au fonctionnement d’une entreprise et de ses parties-prenantes. Cela passe par l’automatisation des flux récurrents tels que la gestion d’incidents, le traitement de demandes entrantes ou encore la logistique d’action de maintenances. L’automatisation garantit à l’ensemble des utilisateurs des réponses adaptées à des challenges spécifiques. Automatiser des processus internes redondants tels qu’une campagne de recrutement permet également de s’affranchir de la répétitivité de ces tâches tout en les améliorant, diminuant le temps réservé à l’application de ces actions contre-productives.
  • De la bonne utilisation des métadonnées – Derrière cette terminaison un peu barbare se cache une des clés de la bonne organisation du contenu. Les métadonnées permettent d’optimiser plusieurs pans de la gestion de ses données : premièrement, en maximisant le classement des contenus de différentes natures en les regroupant de manière logique. Deuxièmement, en affinant les fonctionnalités de recherches de contenu et ainsi filtrer plus rapidement l’ensemble des résultats. Enfin, en facilitant la migration ou la mise à niveau entre différents outils de gestion et éliminer tout risque de duplication ou de perte de données vitales. Ce triptyque offre plus de fluidité et d’efficacité dans le filtrage, le tri et la navigation entre tous les documents de l’entreprise.
  • Passer maître de ses données– Adopter un outil de CCM permet de répondre efficacement au défi contemporain de la sécurisation et gouvernance des données. Comment ? En proposant des outils de cryptage et de watermarking, empêchant ainsi la violation de documents sensibles ou en appliquant des processus d’archivages personnalisables – ce qui permet d’automatiser les plannings de stockage de données tout en facilitant l’accès. L’adoption de mesures de sécurité préventives passent par l’identification des documents sensibles et leur préservation, évitant ainsi la suppression involontaire de données susceptibles d’être ressorties dans le cadre d’opérations juridiques par exemple.

 Le futur du contenu en enjeu

Le cloud (et par extension le CCM) est un catalyseur d’innovations qui se déploie à un rythme effréné et qui change notre façon de traiter et gérer les données. Adopter ces solutions revient à adopter toutes ces innovations, garantissant à l’entreprise une adaptabilité et une transition en douceur. Parmi les innovations, notons les suivantes :

  • APIs de reconnaissance de contenu – Reconnaître des objets ou du texte dans une image, lire les émotions sur les visages ou encore identifier l’élément primordial d’une image n’est plus du registre de la science-fiction. Ces technologies sont réelles. De prime abord, cette technologie ne semble pas avoir de lien avec le CCM, et pourtant : des programmes tels que le Google Cloud Vision ou Amazon Rekognition capables de reconnaitre les éléments textuels ou visuels possèdent un potentiel hors du commun dans le cadre d’une optimisation de la gestion de contenus. Ils pourront ainsi être efficacement gérés et triés grâce à la mise en place de nouveaux processus automatisés, renforçant encore le gain de productivité des équipes chargées de gérés des tâches répétitives.
  • L’Intelligence Artificielle (IA) comme extension des équipes – Sujet fantasmagorique, l’IA est au cœur de nombreux débats. Un jour, l’IA pourra prendre des décisions rationnelles de manière indépendante, permettant ainsi aux salariés de réserver plus de temps à l’accomplissement de tâches uniquement réalisables par l’Humain. La technologie est au stade de l’automatisation avec comme objectif de bâtir des programmes intelligents, notamment pour la gestion de contenu dans le cloud. Une IA efficace est donc au service de l’Humain, accélérant ainsi le rythme et la qualité des ouvrages réalisés tout en portant l’entreprise vers de nouveaux sommets.
  • Le défi de la numérisation de secteurs historiques – De nombreux pans de l’économie sont confrontés à des problématiques exclusives à leur environnement. Dans certaines situations, la gestion de contenu dans le cloud peut-être un allié de choix dans la résolution de ces nouveaux défis. Prenons le cas de l’industrie lourde qui aujourd’hui doit mettre en place des procédés complexes tels que la maintenance prédictive. Dans ce cas précis, une solution de CCM peut facilement aider le personnel à stocker les listes d’éléments à surveiller, optimiser la transmission des messages de dépassement des seuils d’alertes et automatiser les procédures de sécurité qui en découlent. Le secteur hospitalier est aussi un terrain fertile pour l’adoption de solution de CCM, optimisant la qualité des services et des soins prodigués aux patients. Cela passe par un partage simplifié des fichiers de type DICOM (radios, scans) en garantissant la compatibilité et la sécurité des informations de santé des patients via la création d’intégrations en adéquation avec les normes HIPAA.

Plus que de la productivité, vous avez tout à gagner d’une gestion efficace de votre contenu.

L’utilisation du bon outil avec la bonne méthode augmente évidemment l’efficacité globale de l’entreprise. Au-delà de l’aspect technologique, mettre en place une politique solide et pertinente de gestion de contenu, favorisée par le cloud, c’est transformer ses processus et méthodes de travail, et donc aborder de manière sereine les mutations qui s’opèrent dans notre économie et nos sociétés. C’est ici le point capital car changer la façon dont les entreprises ont accès à l’information peut fondamentalement changer la façon dont elles appréhendent l’innovation et travaillent pour se mettre à niveau.

Biographie

Jeremy a rejoint Box en avril 2015 en tant que Vice-président France et Europe du Sud. Il a pour mission d’implémenter la stratégie globale de l’entreprise afin de soutenir la croissance de Box en France et en Europe. Avant de rejoindre Box, Jeremy Grinbaum a participé au lancement de Google Apps for Business au sein de l’équipe Enterprise et a travaillé trois ans dans l'équipe Office 365 de Microsoft. Il a notamment commencé sa carrière dans la vente chez IBM Tivoli. Jeremy est l'un des fondateurs de la start-up PersonAll, une plate-forme professionnelle sociale et collaborative. Jeremy est diplômé de l'INSEEC Business School de Paris, où il a étudié la finance et le commerce international.

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